Beheer van uw e-mail

Een uitgebreide en stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van mailboxen, het gebruik van webmail en het koppelen van mailboxen aan uw eigen mailprogramma.

Beheer van uw e-mail

Een uitgebreide en stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van mailboxen, het gebruik van webmail en het koppelen van mailboxen aan uw eigen mailprogramma.

Spam overlast

Ongewenste mail (spam) is een wereldwijd probleem. De meerderheid van alle e-mail die wereldwijd verstuurd en ontvangen wordt is spam..

Op deze pagina zetten we uw en onze mogelijkheden op een rij om spam tegen te gaan. Lees meer over spam op Wikipedia.

1-A | Voorkoming van directe spam

De beste manier om spam tegen te gaan is te beginnen bij de bron. Er is een levendige, wereldwijde handel in e-mailadressen. Door uw e-mailadres op zo weinig mogelijk plaatsen te vermelden, beperkt u de kans dat uw e-mailadres op een dergelijke lijst terecht komt. Tegelijk wilt u natuurlijk voor uw klanten wél bereikbaar zijn. Een moeilijke afweging.

  • Gebruik post@ of naam@ in plaats van algemene info@ adressen.
  • Vermeld uw e-mailadres niet op sociale media.
  • Vermeld uw e-mailadres niet op uw website, maar biedt een contactformulier aan.
  • Vraag ons om uw e-mailadres op uw website op zo'n manier te tonen dat deze voor spammers moeilijker automatisch kan worden gevonden.
  • Google op uw e-mailadres en probeer deze waar gevonden te (laten) verwijderen.

1-B | Voorkom van spam via contactformulieren

Ook contactformulieren zijn een toenemende bron van spam. Software van spammers zoekt het internet af op formulieren en vult deze automatisch in.

  • Er zijn verschillende manieren om deze manier van spam te beperken. Hoewel u sommige van de hieronder genoemde punten zelf kunt uitvoeren via het tabblad Formulieren van het CMS, raden we u aan hierover contact met ons op te nemen. Dit onderdeel is redelijk complex en kan tot het niet meer functioneren van uw contactformulier leiden.

  • Verberg pagina's met contactformulieren voor zoekmachines. U doet dit door in het CMS voor de betreffende pagina onder het tabblad Zoekmachines bij Toestemming de onderste optie "Niet vinden en volgen" te kiezen. 
  • Zorg dat het formulier verplichte velden bevat en controleert op correcte invoer, zoals e-mailadresssen en postcodes. 
  • Kies een niet voor de hand liggende interne Systeemnaam voor veld zoals e-mailadres, zodat spammers niet kunnen raden dat hier een e-mailadres in moet worden gevuld.      

2 | Filteren van spam op de server

Onze mailservers controleren alle e-mail op virussen en spam. De spam die in uw mailbox beland is slechts een fractie van wat er aan u verstuurd wordt!

  • De strengheid van deze spamcontrole kunnen wij desgevraagd voor u verhogen. Vaak is het echter verstandiger om dit in uw eigen e-mailprogramma te doen (zie de volgende stap). Spam die op onze mailserver wordt verwijderd is namelijk definitief weg. Daarom halen we alleen e-mails met virussen en evidente spam eruit. Een kort e-mailtje of nieuwsbrief van een klant kan al snel als spam aangezien worden, maar deze wilt u toch liever niet missen.

    Om uw e-mailprogramma te helpen met verder filteren, kent onze mailserver wel aan elke e-mail een spam-score toe. Lees verder en raadpleeg de documentatie van uw e-mailprogramma om te leren hoe u deze kunt gebruiken.

3 | Filteren van spam in uw e-mailprogramma

De meeste e-mailprogramma's, zoals Outlook of Apple Mail, voorzien in een mogelijkheid om spam te filteren. Raadpleeg de documentatie van uw programma voor de mogelijkheden.

  • Vaak kunt u zelf de mate van strengheid bepalen en het programma ook opvoeden door spam die niet gefilterd wordt als spam aan te geven. Ook kunt u meestal bepalen of spam simpelweg verwijderd moet worden of alleen apart gezet of gemarkeerd.

    Onze mailservers kennen aan alle e-mail een verborgen label toe waarin wordt aangegeven wat de spam-score van de e-mail is. Dit label heet X-Spam-Level en heeft nul, één of meerdere '+' als waarde. U kunt in uw e-mailprogramma regels gebruiken om bijvoorbeeld e-mail vanaf '+++' naar een spammap te verplaatsen of zelfs te verwijderen.